Associate Director logistics & Procurment

TDR – Associate Director logistics & procurment

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Associate Director logistics & Procurment

Sous la responsabilité de : Directeur Pays

Années d’expérience requises : Au moins 10 années dans des postes similaires

Lieu : Kinshasa

Responsabilité budgétaire ? Oui

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu'elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2024, 38,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI, ce qui a eu pour impact :

• 17,1 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 8,8 millions d'avortements dangereux évités ;
• 38 700 décès maternels évités.

La Fonction

Mission Principale :

• Définir et piloter la stratégie logistique : Élaborer/ faire la mise à jour de la politique d'approvisionnement et de gestion des flux, en accord avec la stratégie globale de MSI pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts.
• Gérer les approvisionnements : Superviser l'achat des biens et services des départements, la réception des marchandises et la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Optimiser les stocks : Gérer les niveaux de stocks pour assurer leur rotation, minimiser les coûts tout en garantissant la disponibilité des produits.
• Coordonner les transports et la distribution : Organiser et planifier les transports, négocier avec les prestataires et veiller à une livraison rapide et efficace aux clients.
• Superviser le stockage et l'entreposage : Assurer l'organisation des entrepôts, optimiser les espaces de stockage et contrôler la manutention.
• Manager les équipes : Constituer, encadrer et motiver les équipes logistiques et procurment pour garantir le bon déroulement des opérations.
• Suivre la performance et la qualité : Mettre en place des indicateurs de performance (KPI) pour le suivi des fournisseurs et la qualité du service, afin d'améliorer continuellement les processus.
• Contribuer à la satisfaction demandeur interne : Veiller au maintien d'un haut niveau de service client interne et mettre en œuvre des stratégies pour augmenter leur satisfaction.

Assurer la conformité et la veille : S'assurer du respect des réglementations en vigueur et effectuer une veille technologique pour adopter les innovations qui amélioreront la logistique.

Présentation du rôle et responsabilités principales

Approvisionnement

• Développement et mise en œuvre d'une stratégie, de procédures et de systèmes permettant de gérer les risques, de réaliser des économies et d'optimiser les ressources dans le domaine des achats et de la logistique. 
• Plan d’achat annuel par rapport à la stratégie.
• Communication et déploiement du processus convenu, y compris la formation et le développement si nécessaire.
• Surveillance d'activités de passation de marchés excellentes et exemptes de fraude.
• Gérer le processus d'acquisition des fournisseurs privilégiés.
• Assurer la supervision et la gestion des risques associés aux achats et à la logistique, y compris les politiques de gestion, l'achat de biens et de services, la négociation des contrats, en veillant à ce que les conditions générales atténuent les risques et soient conformes aux exigences des parties prenantes.
• Comprendre parfaitement les exigences des donateurs et le manuel de passation de marchés de l'organisation et veiller à ce que l'équipe chargée de la chaîne d'approvisionnement/de la passation de marchés respecte ces exigences à tout moment et reçoive une formation appropriée à cet égard.
• Veiller à ce que le manuel d'achat soit révisé et mis à jour et qu'il soit conforme aux normes mondiales de l'EM et aux meilleures pratiques.
• Veiller à la réalisation de gains d'efficacité et à l'optimisation des ressources en contrôlant les systèmes et procédures opérationnels, les réglementations, l'analyse des marchés publics et en assurant la conformité et l'efficacité de la fourniture de services de soutien.

Gestion de la flotte et de la logistique

• Gérer et surveiller la performance des véhicules pour atteindre l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, approuver le routage et la programmation des véhicules.
• Fournir à la direction des rapports et des informations sur la flotte en temps voulu, comme l'exige l'Organisation.
• Superviser et contrôler l'utilisation du système électronique de gestion de la flotte de MSI RDC, conformément aux règles de gestion de la flotte de MSI RDC.
• Gérer et suivre les processus relatifs à l'immatriculation des véhicules, à l'assurance, à l'entretien et à la documentation concernant l'introduction de nouveaux véhicules dans la flotte existante.
• Gérer le système d'achat de carburant avec l'aide de cartes de carburant pour tous les véhicules et conducteurs et développer des stratégies pour une plus grande efficacité opérationnelle.
• Contrôler le respect des exigences réglementaires minimales en matière de conduite pour les véhicules et les conducteurs de MSI RDC.
• Développement et mise en œuvre d'une stratégie, de procédures et de systèmes permettant de gérer les risques, de réaliser des économies et d'optimiser les ressources.

Gestion des entrepôts

• Assurer la conformité et l'optimisation des ressources par une gestion appropriée de toutes les installations de stockage et des processus de gestion des stocks requis par MSI RDC. 
• Mise en œuvre efficace des politiques et procédures de l'entrepôt.
• Supervision efficace du personnel de l'entrepôt.

Leadership général

• Gérer tous les litiges et les questions juridiques relatifs à la chaîne d'approvisionnement, en liaison avec les avocats externes, afin de garantir le respect de toutes les priorités organisationnelles.
• Assurer la direction et l'orientation des départements afin de réaliser la mission et les objectifs stratégiques de l'organisation.
• S'assurer que tout le personnel du département est en phase avec les valeurs de l'organisation et de l'EM.
• Encadrer et/ou coacher de manière proactive les chefs d'équipe pour évaluer de manière critique les possibilités d'améliorer l'efficacité et de maximiser l'impact.
• S'assurer que la structure du département est adaptée, que tous les rôles et responsabilités correspondent aux besoins et aux exigences de l'organisation et que les objectifs et stratégies sont clairement communiqués à tous les membres de l'équipe.
• Donner l'exemple des valeurs fondamentales de MSI et démontrer les comportements de MSI à tout moment.
• Représenter MSI RDC à l'extérieur et à l'intérieur conformément à ses valeurs et à ses politiques et selon les pouvoirs qui peuvent être délégués par la direction générale à tout moment.
• Un leadership clair et inspirant pour créer une équipe de soutien mutuel, motivée et de confiance, développant les forces individuelles et collectives tout en comprenant les limites de leurs domaines d'autorité respectifs.
• Fournir des conseils et un soutien aux équipes chargées des achats, de la flotte et de la logistique, et des entrepôts, avec une répartition claire des tâches.
• Gestion et supervision au jour le jour pour une excellente planification et responsabilisation au sei