Documenter un recrutement pour un audit bailleur : la check-list

Dans les organisations financées par des bailleurs, les recrutements font partie des dossiers régulièrement contrôlés. L'auditeur ne juge pas seulement le choix final : il vérifie que le processus a été ouvert, équitable et documenté. Un dossier incomplet peut entraîner des remarques, voire des dépenses jugées inéligibles. Les exigences exactes varient selon le bailleur et votre politique interne : cette liste donne une base commune à adapter.

1. La publication

• L'offre telle qu'elle a été publiée (texte complet, date de publication, date limite).
• Les canaux de diffusion utilisés et la preuve de publication (lien, capture, liste des plateformes).
• La fiche de poste validée et, si nécessaire, l'autorisation budgétaire du poste.

2. Les candidatures reçues

• La liste complète des candidatures, avec la date de réception.
• Les candidatures reçues après la date limite et la décision prise à leur sujet.

3. La présélection

• La grille de critères, définie avant l'ouverture des candidatures.
• Les notes de chaque évaluateur et leurs justifications.
• La liste restreinte (shortlist) avec la date et les noms des membres du comité.
• Les déclarations d'absence de conflit d'intérêts des évaluateurs, si votre politique les prévoit.

4. Les tests et entretiens

• Les sujets de test et les corrigés, les copies notées.
• Les questions d'entretien et les grilles de notation remplies par chaque membre du jury.
• Le procès-verbal du comité, signé, avec le classement final.

5. La décision et l'embauche

• La décision motivée et sa validation par la personne habilitée.
• Les vérifications de références et des diplômes.
• Les réponses envoyées aux candidats non retenus.
• Le contrat signé.

Conseils pratiques

• Classez tout dans un dossier unique par recrutement, nommé de la même manière à chaque fois.
• Remplissez les documents au fur et à mesure, pas la veille de l'audit.
• Respectez la confidentialité : les données des candidats ne doivent être accessibles qu'aux personnes concernées.

Sur Julisha

Pour chaque offre, Julisha conserve la liste horodatée des candidatures, les scores de présélection, les notes de l'équipe et l'historique de chaque décision (qui, quand, quel statut). Le rapport de recrutement en PDF rassemble l'offre, la synthèse, la méthode d'évaluation, la liste restreinte, le classement complet et l'historique, avec un bloc « Préparé par / Validé par » à signer. L'export Excel complète le dossier.